Периодически неточности, опечатки и ошибки появляются в любой документации, даже самой важной. Это может произойти по разным причинам: случайности, дезинформации, неисправности клавиатуры либо из-за банальной невнимательности. Что делать, если нужно внести исправления в декларации или сертификаты о соответствии? Чтобы грамотно ответить на этот вопрос, давайте сначала разберемся, что собою представляют эти документы.
Декларация соответствия, как и аналогичный сертификат, используется в системе тех. регулирования. Они являются официальными документами, подтверждающими, что оборудование или товар отвечают требуемым нормам безопасности, указанным в технических регламентах и правовых актах.
Это сопроводительная документация продукции, подтверждающая:
– её характеристики;
– способы производства;
– перечень необходимых требований, которым она должна отвечать.
Декларация и сертификат соответствия имеют одинаковую юридическую силу. Это разрешительные документы, имеющие статус обязательных. Если продукция имеется в перечне товаров, подлежащих декларированию, используется первый документ, если сертификации – второй.
Почему исправить ошибку в этих бумагах очень трудно?
Сертификат, как и декларация соответствия, – важные документы. Опечатки и другие помарки в них не допускаются. Это касается систем тех. регулирования РФ и ТС (Таможенный Союз). Исправления в подобных официальных бумагах запрещены. Поэтому в самих бланках изменить уже ничего нельзя. Сертификат печатают на специальном бланке с многоступенчатой защитой. Декларацию – на листе формата А4. Она оформляется на обычной бумаге. Но и первый, и второй документ относятся к бумагам строгой отчетности.
Если опечатку допустил специалист по сертификации, его могут оштрафовать.
Запрет на исправления в таких документах как сертификаты и декларации соответствия регламентируется целым рядом нормативных актов, написанных Госстандартом, Коллегией ЕЭК и другими официальными органами.
Поэтому ошибки недопустимы. Они могут стать критическими.
Внесения исправлений
Ошибки, которые являются незначительными в сертификатах всё же можно исправить. Это делается с использованием специализированного приложения. Разъяснительное письмо выпускается после оформления документа. При необходимости поправить сертификат, оно печатается в том же органе, который оформлял документ, если заявитель изъявит такое желание.
Письмо, информирует об ошибках, имеющихся в документе, указывает неправильную информацию, дает верные сведения. Оно является приложением к этому документу.
Однако делать письмо можно только при наличии некритических ошибок. Это могут быть орфографические погрешности либо опечатки. Если, к примеру, пропущено название или неверно указаны определенные данные, то сертификат надо переоформить.
Нужно обратиться в орган, выдававший подобный документ, с заявлением о перевыпуске бланка. Оно оформляется в произвольной форме.
Старый сертификат соответствия аннулируется. Исправленный получает новый номер, под которым он зарегистрирован.
Исключение делается для продукции, проходящей ежегодный контроль. Тогда сертификат может быть аннулирован после осуществления требуемого контроля. Но любой подобный случай надо рассматривать индивидуально.
Если документ потерян или испорчен, то можно сделать дубликат. Для этого надо обратиться в орган, выдававший сертификат. Продлить срок действия дубликата невозможно. Если он закончился, нужно получать новый оригинал.
Декларацию можно переделать самостоятельно, и отправить в соответствующую инстанцию. Также по желанию заявителя можно использовать разъяснительное письмо. Оно, как и в случае с сертификатом, может стать приложением к документу, объясняющим возникшие некритичные ошибки.
В обеих ситуациях разъяснительное письмо должно содержать печать органа, проводившего сертификацию и расшифровку ответственного сотрудника, который зарегистрировал декларацию либо выдавал сертификат. Это информационный документ.
Следует понимать, что наличие серьезных ошибок в этих документах может привести к большим негативным последствиям. Органы, осуществляющие таможенное оформление или государственный контроль, просто не допустят продукцию в обращение. Поэтому при их наличии сертификат необходимо перевыпускать, а декларацию переделывать, и заново регистрировать.
С этим делом затягивать нельзя. Перевыпуск сертификата или повторная регистрация декларации – очень ответственная и сложная процедура. Поэтому в этих случаях лучше обратиться к специалистам, предлагающим помощь в подобных ситуациях. Тогда шансы на удачное решение этих проблем значительно повышаются.