Услугами бухгалтерского аутсорсинга в России пользуются около 1 млн компаний и индивидуальных предпринимателей. Это не так много как в других странах. По некоторым данным, 82% представителей малого и среднего бизнеса в США, 69% в Бразилии, 65% в Финляндии передают бухгалтерию на аутсорсинг. В Европе этот показатель среди коммерческих организаций составляет более половины. Таким образом, мировая практика показывает, что организация собственной бухгалтерии выгодна только крупным учреждениям с большими доходами. Чего же боятся российские компании, что неохотно переходят на делегирование бухгалтерских процессов?
Миф 1. Бухгалтерский аутсорсинг сопряжен с риском потери данных
Напротив. Бухгалтерские компании должны заботиться о безопасном хранении и архивировании данных. Они гораздо чаще, чем штатные бухгалтеры используют современные технологические решения для защиты данных, создания регулярных резервных копий и обеспечения доступа к данным из любого места и в любое время.
Миф 2: Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг означает потерю контроля
Компании часто опасаются, что, отдав бухгалтерские услуги на аутсорсинг, они потеряют контроль над частью компании. Между тем продуманная реализация делегирования позволяет сохранить полный контроль над всеми данными, а зачастую дополнительно облегчает их использование. При выборе партнера по аутсорсингу стоит обратить внимание на то, какие решения предлагает бухгалтерия и как компания поддерживает доступ к данным и архивам. Бухгалтерия с современными решениями для хранения документов в облаке или на выделенных серверах с онлайн-доступом, позволяющая контролировать документооборот не только не снижает уровень контроля, но и позволяет его повысить.
Миф 3. Конфиденциальные данные чаще утекают
Каждая бухгалтерская фирма должна поддерживать политику безопасности данных и обеспечивать полную защиту клиентов. Опасения по поводу увеличения риска утечки конфиденциальных данных неоправданны — именно во внутренних процессах такой риск выше из-за того, что выделяется мало средств на безопасность и соответственно используется меньшее количество средств защиты.
Миф 4. Если вести бухгалтерский учет внутри компании, то это обходится дешевле
Ощущение лучшего контроля над затратами на учетные процессы при их внутреннем ведении — распространенная ошибка компаний среднего и крупного предпринимательского сектора. Да, на первый взгляд кажется, что аутсорсинг бухгалтерских услуг — это значительные затраты. Но если учесть все переменные внутренней бухгалтерии — от необходимости найма сотрудников и сопутствующих трудозатрат, до необходимости заботы обо всей инфраструктуре (рабочее место, оборудование, ИТ-системы) плюс возможные проблемы и убытки в результате неправильной или недостаточно полно выполненной деятельности – оказывается, что бухгалтерский аутсорсинг более дешевое решение. В среднем компании экономят до 30%.
Стоит ли бояться?
Опыт нашей и других стран показывает, что такие действия могут быть такими же безопасными, как и ведение внутреннего учета, но к тому же приводят к лучшим финансовым результатам. Об этом также свидетельствует растущий интерес к аутсорсингу бухгалтерских услуг в других странах. Только 16% компаний, которые когда-либо передавали бухгалтерию на аутсорсинг, возвращаются к старому решению и переводят бухгалтерию обратно внутрь. Развитие этого рынка также показывает готовность бухгалтерских аутсорсинговых агентств к возможности принимать и эффективно обслуживать не только маленькие, но и средние предприятия. Эта подготовка включает в себя не только необходимость иметь квалифицированный персонал, но и оснащение современными системами, облегчающими и оптимизирующими работу бухгалтерии.
Аутсорсинг бухгалтерского учета — основные преимущества:
Снижение затрат
Передача бухгалтерских услуг на аутсорсинг внешней компании с квалифицированным персоналом не требует наличия штатного сотрудника. Таким образом, предприниматель платит только за выполненную работу и не должен выделять дополнительные средства на содержание дорогостоящего и современного оборудования или обучение сотрудников в связи с обновлением либо изменением действующих норм.
Концентрация на наиболее важных задачах компании
Бухгалтерский аутсорсинг дает возможность делегировать часть задач специализированным внешним организациям, что позволяет внедрять более эффективные методы в основной деятельности компании.
Оптимизация финансовых и бухгалтерских процессов
Сотрудничество с внешней компанией позволяет регулировать и упорядочивать деятельность, связанную с бухгалтерскими услугами организации.
Сотрудничество с квалифицированным персоналом
Благодаря передаче части задач внешней организации, компания может воспользоваться знаниями и опытом лучших специалистов. Обязанность по предоставлению необходимого оборудования и обучению сотрудников лежит на внешней компании.
Минимизация риска
Аутсорсинговая компания несет юридические или финансовые последствия в случае возможных ошибок. Делегирование связанных с ведением бухгалтерского учета задач внешней компании обеспечивает непрерывность предоставления услуг независимо от обстоятельств. Ответственность за выполнение задач в соответствии с действующими нормами возлагается на внешнюю компанию.
